PDKS Nedir, Nasıl Çalışır?

PDKS Nedir?

PDKS, bir işyerinde personelin işe geliş ve çıkış saatlerini takip eden sistemdir. Eskiden bu iş imza föyü, kart basma saati ya da Excel tablosuyla yapılırdı. Bugün aynı işi kapıya takılan bir kart okuyucu ve ona bağlı bir yazılım yapıyor. Bu yüzden PDKS'ye personel takip sistemi, personel giriş çıkış takip sistemi veya personel devam kontrol sistemi de denir; hepsi aynı sistemi anlatır.

PDKS'nin amacı yalnızca "kim kaçta geldi" sorusunu cevaplamak değildir. Asıl değeri, bu kayıtları ay sonunda maaş hesabına hazır bir puantaja dönüştürmesidir.

PDKS Hangi Parçalardan Oluşur?

1. Okuyucu cihaz

Personelin giriş çıkışta kullandığı cihazdır. En yaygın seçenek personel kart okuyucudur; personel Mifare veya EM kartını cihaza yaklaştırır. QR kodlu kiosklar, turnikeler ve yüz tanıma ya da parmak izi okuyucu cihazlar da kullanılır.

2. Kimlik aracı

Personel kartı, anahtarlık tipi etiket ya da telefondaki QR koddur. Her personele bir kimlik tanımlanır ve cihaz bu kimliği okuyarak kaydı oluşturur.

3. PDKS yazılımı

Cihazlardan gelen kayıtları toplayan ve hesaplayan programdır. Vardiyalar, izinler, resmi tatiller ve fazla mesai kuralları yazılımda tanımlanır. HermesPDKS bu yazılımın adıdır.

PDKS Nasıl Çalışır?

Bir personelin bir iş gününü PDKS'nin gözünden izleyelim:

• 08:02 – Giriş: personel kartını kapıdaki okuyucuya okutur. Cihaz kart numarasını ve saati kaydeder.
• Aktarım: kayıt ağ üzerinden PDKS yazılımına gider. İnternet kesilirse cihaz kaydı hafızasında tutar ve bağlantı gelince gönderir.
• Karşılaştırma: yazılım bu saati personelin vardiyasıyla karşılaştırır. Vardiya 08:00'de başlıyorsa 2 dakikalık geç kalma tolerans içinde kalır.
• 18:45 – Çıkış: personel yeniden kart okutur. Mesai 18:00'de bittiği için 45 dakika fazla mesai olarak işlenir.
• Ay sonu: tüm günler toplanır; normal mesai, fazla mesai, izin ve devamsızlık tek bir puantaj cetvelinde bordroya hazır çıkar.

Yöneticinin bu süreçte yaptığı tek şey, ay sonunda raporu kontrol edip muhasebeye göndermektir.

PDKS'nin İşletmeye Faydaları

• Puantaj ve fazla mesai hesabı elle yapılmadığı için hata ve itiraz azalır.
• Geç kalma, erken çıkma ve devamsızlık günlük raporda görünür.
• Birden fazla şube tek ekrandan izlenir.
• Giriş-çıkış kayıtları olası bir iş davasında belge olarak kullanılabilir.

PDKS ve KVKK: Hangi Yöntem Kullanılmalı?

KVKK'nın 2026/921 sayılı ilke kararına göre yalnızca mesai takibi amacıyla parmak izi veya yüz gibi biyometrik veri işlemek ölçülü kabul edilmiyor. Bu nedenle mesai takibinde kartlı ya da QR kodlu PDKS önerilir. Biyometrik cihazlar, yüksek güvenlik gereken kapılarda erişim kontrolü için kullanılmaya devam edebilir. Ayrıntılar için KVKK uyumlu personel takip sistemi sayfamıza bakabilirsiniz.

İşletmenize Uygun PDKS Nasıl Seçilir?

Seçim yaparken şu dört soruyu sorun:

• Kaç personel ve kaç giriş noktası var? Cihaz sayısı ve kart kapasitesi buna göre belirlenir.
• Vardiyalı çalışma var mı? Gece ve dönüşümlü vardiyaları otomatik hesaplayan bir yazılım gerekir.
• Şube var mı? Merkezden yönetilebilen, internet kesintisinde kayıt tutan cihaz seçilmelidir.
• Turnike veya kapı kontrolü gerekiyor mu? Gerekiyorsa PDKS, kartlı geçiş sistemi ile birlikte kurulur.

Sık Sorulan Sorular

PDKS ile personel takip sistemi aynı şey mi?

Evet. PDKS, personel takip sisteminin resmi ve kısa adıdır.

PDKS kurulumu ne kadar sürer?

Tek giriş noktalı bir işyerinde cihaz montajı ve yazılım kurulumu genellikle 1 gün sürer.

Mevcut cihazımla PDKS yazılımı kullanabilir miyim?

ZKTeco ve Hikvision cihazların çoğu HermesPDKS ile çalışır. Modelinizi bize iletmeniz yeterli.