KVKK Uyumlu Personel Takip Sistemi
Personel takip sistemi her gün çalışanların kişisel verilerini işler: kimlik, kart numarası, giriş-çıkış saati, izin ve maaş bilgisi. Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2026/921 sayılı İlke Kararı ile mesai takibinde parmak izi ve yüz tanıma kullanımı açık rızayla bile hukuka aykırı sayıldı. HermesPDKS, mesai takibini biyometrik veri işlemeden, kartlı ve QR kodlu personel takip sistemiyle yapar; veriler işverenin kendi sunucusunda kalır.
KVKK'ya Göre Personel Takip Sisteminde Hangi Veriler İşlenir?
Bir personel devam kontrol sistemi (PDKS) ya da personel giriş çıkış takip sistemi, çalışanı tanımak, mesai saatini kaydetmek ve bu kayıttan puantaj çıkarmak için aşağıdaki verileri işler. Bunların hepsi 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında kişisel veridir.
- Kimlik bilgileri: ad soyad, sicil numarası, departman, unvan.
- Kart veya QR kimliği: personel kartının numarası ya da mobil uygulamadaki kullanıcı kimliği.
- Giriş-çıkış kayıtları: tarih, saat ve okutulan kapı veya cihaz bilgisi.
- Çalışma bilgileri: vardiya, izin, geç kalma, fazla mesai ve devamsızlık.
- Ücret bilgileri: puantajdan hesaplanan maaş kalemleri.
Parmak izi, yüz, iris ve retina gibi biyometrik veriler ise KVKK'nın 6. maddesine göre özel nitelikli kişisel veridir. Bu veriler değiştirilemez; bir kez sızdığında çalışan için kalıcı bir risk oluşur. Bu yüzden mesai takibinde biyometrik veri işlenmesi ayrıca sınırlandırılmıştır.
Kartlı, QR'lı ve Biyometrik PDKS: KVKK Karşılaştırması
| Yöntem | İşlenen veri | KVKK açısından durum |
|---|---|---|
| Kartlı personel takip sistemi | Kart numarası, giriş-çıkış saati | Genel nitelikli veri, açık rıza gerekmez. Mesai takibi için önerilen yöntem. |
| Turnikeli kartlı geçiş sistemi | Kart numarası, geçiş saati ve yönü | Genel nitelikli veri. Giriş ve çıkış yönü ayrı okunduğu için kaçak geçiş de önlenir. |
| Mobil QR ile personel takibi | Kullanıcı kimliği, giriş-çıkış saati (konum yok) | Genel nitelikli veri. Kart okuyucu olmayan saha ve şantiye noktaları için uygundur. |
| Parmak izi veya yüz tanıma ile mesai takibi | Biyometrik şablon | Özel nitelikli veri. 2026/921 sayılı İlke Kararı'na göre yalnızca mesai takibi amacıyla kullanımı açık rıza alınsa bile hukuka aykırıdır. |
Bu nedenle bugün KVKK uyumlu personel takip sistemi denince kartlı personel takip sistemi, turnikeli personel kart sistemi ve KVKK uyumlu QR kodlu personel takip sistemi anlaşılır. Proximity veya Mifare kart okuyuculu personel takip sistemi, mesai takibini biyometrik veri işlemeden yapar.
Parmak İzi ve Yüz Tanıma ile Mesai Takibi: KVKK 2026/921 İlke Kararı
Kişisel Verileri Koruma Kurulu, 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı "Mesai Takibi Amacıyla Biyometrik Veri İşlenmesi Hakkında İlke Kararı"nı aldı. Karar, 02.06.2026 tarihli ve 33268 sayılı Resmî Gazete'de yayımlandı ve tüm veri sorumluları için bağlayıcıdır.
- Çalışan devam takibi amacıyla parmak izi, yüz tanıma, iris, retina ve benzeri biyometrik verilerin işlenmesi kural olarak hukuka aykırıdır.
- Parmak izli personel takip sistemi ve yüz tanıma personel takip sistemi bu kapsama girer; açık rıza alınmış olsa bile durum değişmez: kart, şifre veya QR gibi daha az müdahaleci yöntemler varken biyometrik veri işlemek ölçülülük, gereklilik ve veri minimizasyonu ilkelerine aykırıdır.
- Mevzuatta iş yeri giriş-çıkışlarının biyometrik veriyle kontrol edilmesini öngören açık bir kanuni düzenleme yoktur.
Kurul, 27.08.2026 tarihli kamuoyu duyurusuyla da veri sorumlularının bu İlke Kararı doğrultusunda hareket etmesi gerektiğini yineledi. Mesai takibinde biyometrik sistem kullanan işverenlerin kartlı veya QR kodlu personel takip sistemine geçmesi ve kayıtlı biyometrik verileri silmesi gerekir.
KVKK Uyumlu Personel Takip Sistemi: HermesPDKS'in Özellikleri
HermesPDKS, KVKK uyumlu personel takip sistemi ve PDKS yazılımı olarak tasarlandı. KVKK uyumlu personel giriş çıkış takip sistemi, KVKK uyumlu personel puantaj sistemi ve maaş hesabı tek yazılımda çalışır. Personel mesai takibi biyometrik veri işlemeden yapılır; işveren kontrolü kaybetmez, çalışanın verisi korunur.
- Biyometrik veri işlemeden mesai takibi: RFID kart (proximity veya Mifare), turnikeli kart sistemi ve tek kullanımlık dinamik QR ile giriş-çıkış.
- Veri sizin sunucunuzda kalır: yazılım işverenin kendi sunucusuna kurulur, kayıtlar üçüncü bir bulut hizmetine aktarılmaz.
- Konum toplanmaz: mobil uygulama çalışanın konum bilgisini almaz.
- Rol ve departman bazlı yetki: her yönetici yalnızca kendi ekibinin verisini görür.
- Denetim kaydı (audit log): kimin hangi veriyi gördüğü ve hangi kaydı değiştirdiği kayıt altındadır.
- Elle düzeltme onaya bağlı: elle girilen veya düzeltilen her kayıt raporda işaretlenir; onaylanmayan satır maaşa yansımaz.
- Uzaktan destek yalnızca onayla: sisteme uzaktan bağlantı müşterinin onayı olmadan yapılmaz.
KVKK Uyumlu Personel Takip Sistemi Kurulumu
- Keşif: Giriş-çıkış noktaları, personel sayısı ve mevcut cihazlar belirlenir. Mevcut sistemde biyometrik veri işlenip işlenmediği tespit edilir.
- Yöntem seçimi: Her giriş noktası için kartlı, turnikeli veya QR kodlu takip seçilir. Kart okuyucusu olan mevcut cihazlar kartla kullanılmaya devam eder.
- Biyometrik verilerin silinmesi: Önceki sistemden kalan parmak izi ve yüz şablonları cihazlardan ve yazılımdan silinir.
- Kurulum ve yetkilendirme: Yazılım işverenin sunucusuna kurulur; yöneticilerin rol ve departman yetkileri tanımlanır.
KVKK uyumlu personel takip sistemi fiyatı; personel sayısına, giriş-çıkış noktası sayısına ve seçilen yönteme (kart, turnike veya QR) göre belirlenir. KVKK uyumlu personel giriş takibi fiyatları için keşif sonrasında yazılı teklif verilir.
HermesPDKS'in vardiya, izin, puantaj ve maaş hesabı özellikleri için personel takip sistemi sayfasına, kart seçenekleri için personel takip kartı sayfasına bakabilirsiniz.
KVKK Uyumlu Personel Takip Sistemi - Sık Sorulan Sorular
Not: Bu sayfa bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kaynak: Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı İlke Kararı (Resmî Gazete, 02.06.2026, sayı 33268).
Biyometrik sistemden kartlı sisteme geçiş
Mevcut cihazlarınızı inceleyip KVKK uyumlu kartlı veya QR'lı personel takibine geçişi planlayalım.